Siempre pienso que la naturaleza de las reuniones es un tema un tanto relativo y otras un tanto controversial, ya que, a algunas personas les parece muy productivo definir una reunión para cerrar pendientes y a otras les parece una pérdida de tiempo juntarse para definir próximos pasos que supuestamente todos conocen.

Antes de continuar, definamos a la reunionitis como la enfermedad por estar o querer estar en una reunión, sea físicamente o por teléfono y a veces con agenda establecida para un trabajo de una o dos horas.

Teniendo en cuenta eso y que además, toda enfermedad presenta niveles de madurez, consideremos lo siguiente:

1. Principios de reunionitis: Cuando se habla de aquel que agenda o asiste a reuniones muchas veces solo por cumplir el cronograma de las mismas. Muchas veces, en estas reunioes se definen próximos pasos que ya se conocen. En otras situaciones algunos asistentes sienten que la reunión no agregó valor al proceso en el que están trabajando y por ende, le restó tiempo al día de trabajo (este es un problema recurrente cuando se agregan asistentes “por si las moscas”)
2. Reunionitis aguda: Cuando algunos asistentes llegan a la reunión y solo hacen acto de presencia, pues no pasa mucho tiempo para que veamos que están haciendo otras cosas como estar muy al tanto de su celular o peor aún, de la laptop que llevaron a la reunión. No está de más mencionar a aquellos cuyo teclado suena mientras van escribiendo (a veces me pregunto si se han dado cuenta del sonido al escribir o en realidad no les importa la reunión)
3. Reunionitis crónica: En este bloque tenemos a aquellas personas que creen que todo se va a resolver en una reunión, por ello planifican reuniones para revisar todos los temas que están pendientes (cuando a veces la solución es buscar o llamar a los implicados)
4. Reunionitis pasiva: Si notas que tu agenda empieza a llenarse así no tengas que estar en una u otra reunión, eres parte del daño colateral ocasionado por la reunionitis. Ojo con ello!

Si llegaste hasta este punto, por favor considera que no estoy en contra de las reuniones, pero sí del uso excesivo de ellas. Puede sonar extremista lo que esté escribiendo, pero hay algunos síntomas a considerar para confirmar si estamos o no cayendo en esta peligrosa enfermedad:

1. Muchas reuniones, poca acción: Cuando no se llegan a acuerdos concretos o se confirma que para cerrar la idea o la actividad, se tiene que agendar otra reunión.
2. No hay agenda:  Cuando te llega una invitación con título “Reunión” y/o el detalle del correo es “Nos vemos en la reunión. Saludos!”
3. Hay agenda pero no respeta: Cuando por azares del destino el objeto de la reunión se va “por las ramas” y es posible que además se sufra del síntoma #1.
4. El horario no se respeta: Cuando la reunión empieza tarde o termina después de lo acordado.
5. Es interminable: Ya sea por el contenido o por la duración ¿Para ustedes cuál es el límite de duración?
6. No están los que deberían estar: Cuando olvidamos invitar a algún responsable o faltó la persona que tenía la información que necesitábamos.
7. Están los que no deberían estar: Suena terrible decirlo pero es la verdad, hay personas que sobran en las reuniones. Principalmente por su nivel de aporte o conocimiento del tema a revisar.
8. No llegamos preparados: Ya sea porque no cumplimos con los compromisos de la reunión anterior o porque no conocemos la información de la que se hablará en la reunión.

Podemos seguir citando más síntomas o quejarnos al respecto, pero creo que el ideal para iniciar una reunión debe cumplir con aspectos como:

1. Objetivo definido: Que todos los implicados estén alineados con el resultado a buscar.
2. Asistentes necesarios: Ni más ni menos. Solo deben estar aquellos que están implicados con el problema a resolver.
3. Disponibilidad & Conciencia: Pues es muy importante estar presentes en “cuerpo y alma”
4. El trabajo previo no se hace en la reunión: La idea es que cada asistente haya “hecho la tarea” para que la reunión fluya a la velocidad esperada.
5. Espacio: Dependerá de la información a tratar. Obviamente no se hará un stand-up meeting para hablar del futuro de la organización (o de algún miembro del equipo)
6. Duración: Mientras más cortas, mucho mejor.
7. Conformidad: Al culminar la sesión, los acuerdos deben estar claros para todos los miembros del equipo.

Ojo que lo arriba mencionado no aplica para sesiones de trabajo o reuniones netamente operativas y lo más importante, mientras más operativo sea el tema a tratar, es posible que la sesión sea más larga, pero la idea sobre el resto de puntos debe mantenerse!

Por mi parte admito que he pasado por los cuatro estados de la enfermedad y que gracias a esto ahora tenemos una práctica que puede parecer simple pero que en realidad no lo es.

¿Es posible curarnos?

Yo creo que sí y una manera es seguir y ejecutar prácticas con efectividad comprobada. En este caso, si promovemos o participamos en reuniones del tipo stand-up meeting, notaremos que todos tendremos conocimiento del trabajo del equipo, los imprevistos y las dependencias del trabajo a realizar.

Por otro lado, buscando ser menos ceremonial que el clásico “qué hice, qué hare y qué impedimento tengo” y pasamos al:

• ¿Qué estoy haciendo?
• ¿Por qué lo estoy haciendo?
• Creo que podríamos tener este problema
• Tengo este problema

Encontraremos que en el tiempo, las reuiones serán más productivas.

Con esta nueva práctica, el espíritu del stand-up se mantiene en el aspecto de la duración, el conversar parados e intervenir de manera respetuosa.

Lo que hemos agregado a nuestras actividades es una sesión semanal (independiente a lo que pase en el proyecto) para hablar sí, del proyecto pero sin presiones a lo que pueda suceder en un stand-up. Siempre se maneja un espacio cerrado y se mencionan temas adicionales como algún imprevisto o novedad con respecto al resto de equipos y/o proyectos. Al culminar la sesión se invita a mencionar algún adicional o si fuera necesario, el moderador invita a hablarlo en privado con los que se considera conveniente.

Lo genial de esta reunión (a la cual la bautizamos como checkpoint semanal), es que no siempre se da. A veces es implícito no hacerla y otras simplemente nos preguntamos “no va a haber ¿cierto?”

Saludos,

JD